|
前几天看到某媒体刊登了一篇谈资历查核的文章，激发了我写这篇文章的动力。
为什么要做资历查核？先说个故事。某A公司花了很大的力气找来一位M先生面谈，这人有一个漂亮的履历(perfect resume)，名校毕业，工作资历很优，曾经在S公司(某T集团下的子公司)担任要职，面谈时的表现也很棒，每个面试官都对他印象深刻，但是总觉得有甚么地方怪怪的，某些地方总是交代得不够清楚。
但是基于人才难寻，又担心被其他公司抢走，于是A公司很快的就发出offer letter，并邀请M担任主管职务。在M到职几天之后，总经理遇到某位朋友J先生，谈话中发现和新主管都来自同一家公司，趁机就自我吹捧了一番。由于同时期都在那家公司工作，而且在短时间内先后加入，算是“同梯”的，还担任过要职，应该要认得的，但J先生怎么就想不起这号人物。
由于J的老长官还在S公司服务，于是向老长官打听这位M先生。没想到连老长官也不认识这位M，于是请人资部查一查，人资部查询后回报，系统里根本没有这位M先生，也没有类似背景或称呼的人加入。于是J委婉的告诉总经理，可能M改过名字，所以不认识也找不到这号人物。
总经理发觉不对劲，就要求人资部打电话到M过去曾工作过的公司一一查证，才发现履历上所写的资历不是捏造、就是时间不对。总经理当场打电话，要求M到办公室说明查证结果与履历不符的原因。M自知东窗事发，于是收拾物品，就悄悄的溜了。
故事说完！这是真实的事件，我改了一些，再加上其他公司发生的案例综合一下。听起来很戏剧，但真实世界中的确都在发生。倘若在M报到前就做了资历查核，这个故事就不会发生，但也因为这个案例，让A公司在面谈时更仔细的去做查核。
资历查核(Reference Check)，也有人叫他背景调查或徵信调查，不过我习惯叫他"资历查核"。这是进入到招募程序后期，企业对候选人(Candidates/Applicants)所进行的程序，大多是针对极有机会入选的候选人所进行的查证。
资历查核的目的是透过这样的查证，确认他在履历表中及面谈时所描述的事、所说的话是否真实，同时确认他是否曾在那家公司工作过。但有许多的企业，大多只做到向人资部查证是否曾有这位员工，以及年资、职称是否正确。
若仅做到这些，其实作用不大，甚至有些公司是在人员报到之后才进行查证。这时候做查证的意义更小；不过在这时候发现人选有问题，至少还可以在短时间内把人处理掉，不要等道出问题了再来检讨，就来不及了。但若能在人员报到前就进行资历查核，则根本就没有处理的问题。
接下来分几个面向来谈资历查核： 1.哪些职位需要查核 一般来说，会根据职位的重要性来做区分，越重要或职位越高的越需要做查核，甚至要求一个以上的资历查核。例如：财会人员、研发人员、中高阶主管就有必要，但对作业员做资历查核意义就不甚大。我过去的公司是所有财会人员都需要有一个资历查核，而高阶主管(协理、副总)则被要求三个资历查核，这部分要根据公司的需求来调整。
2.资历查核的时间 这要分二个方向来谈，一是要在甚么时候查核候选人，另一个是何时打电话给徵询对象。先说甚么时间来查核？既然要做资历查核，就应该在新人报到前完成这个程序，才可以避免前面所说的问题。
其次，什么时间去徵询比较适合？由于徵询的对象多为主管，上班时间不是在开会，即使可以谈话，往往也是经常被打断。根据个人经验，上班前30分钟会是比较适当的时间；通常是对方已经到公司，而正準备开始一天的工作，可以教不受干扰的慢慢谈。至少还可以和他约比较适当的时间，也可以让他有时间整理一下思绪。
3.应该向谁徵询 常被徵询的对象： ? 过去的主管、同事 ? 现任的主管、同事 ? 人资部 ? 合作厂商 ? 老师
在面谈时，我们会告知候选人，我们将会进行资历查核，请他提供徵询对象；除此之外，我们自己也会打听哪些人更适合去徵询，或是在徵询时请对方推荐其他人选。掌握几个原则：时间、位阶、关係越近，徵询结果越好、越真实。所以，现任主管比上一任主管好，主管比同仁好、同仁比厂商好。
此外，人资部并不是最好的徵询对象，人资部仅能就年资、单位、职称、薪资的部分进行确认，至于工作表现、人际关係的部分，人资部都无法回答，因此帮助不大；甚至某些公司的人资部会要求你先提供手中的资讯，同时只针对这部分回答，而且只回答是不是、对不对，如：到职日、职称等，其他的一律不谈(其实也无法谈)。
4.徵询时该哪些问题 常问的问题： ? 和候选人的关係 ? 合作(共事)期间 ? 离职原因 ? 与同仁之间的互动 ? 工作中的优良事蹟 ? 印象最深刻的事 ? 有没有其他足以证明候选人能力的徵询对象 ? 若有机会，是否愿意再成为同事
最后二个问题常有同事讨论，必要性在哪里？首先，候选人所推荐的徵询对象，不一定是最适合的人(如第3点所说)，或是谈话中多有保留，因此可以直接请他推荐其他人选，或是自己再去搜寻其他适当的人选，多方蒐集资讯。
第二个问题是，倘若这位员工真如他们口中所说的这么优秀，若有机会理当会再争取成为同事。因此，当这个问题问出来的时候，对方的反应是立即且正面的，通常都是真的，应该不会有太大问题。也曾经遇过有人当场说不会，但是对方清楚的表明他的理由；一则是工作领域已经转变，二则已转往国外发展，除非我们的候选人也作同样的转换，否则难有机会再配合。至于是否接受这种说法，每个人判断不同，这边就不多说明。
5.注意事项 ? 应该由面试官负责徵询，至少也要是在面试的现场中，他知道候选人在面谈中所说过的话、态度、表情、反应，不要丢给完全没谈过话的人。 ? 一开始就应该向徵询对象说明来意，同时表示这个谈话是保密的。(若他自己愿意告诉候选人谈话内容，则与我们无关；常常有候选人跑来告诉我，徵询对象告诉他和我之间的对话) ? 介绍自己及公司，同时说明候选人应徵的职务及工作内容，一则让徵询对象知道候选人所要担任的工作，也可以让对方帮我们评估一下候选人的适任程度，但最后的决定权依然在我们的手中。过去曾经依据对方的建议调整了候选人的工作职掌，果真有很好的表现。 ? 若要向现任主管和同事徵询时要注意，若没有得到候选人的同意，请不要鲁莽的就跑去徵询。因为候选人可能尚未提出辞呈，这样的徵询反而让他待不下去。 ? 如同面谈时一样，徵询过程中请让对方多说，另针对想多了解或是不顺畅(不对劲)的地方再多问问。 ? 谈话中对方有不经意的停顿、陷入长考或支吾的地方，要特别注意，一定要追问下去或是更深入的探究。
有人会担心，徵询对象都是候选人推荐的，他们一定会套招，只会说好话。事实上不用太担心，一方面是有些人自我感觉良好，殊不知其他人对他的评价不若自己的想像；其次，我们徵询的对象不会只有一个，而且不要相信只会说场面话的人，所以都还会再增加徵询对象。再者，对方也不会知道我们会问甚么问题，如何準备？还有，前面说过我们自己也可以去搜寻其他的徵询对象，例如网路的搜寻，往往会有令人意想不到的结果。
倘若所有的人都被他打点过了，也都猜中我们想问甚么问题，我只能说：我输了。但截至目前为止，我还没遇到过。
最后提醒各位，人才难寻，但千万不要随便看到一个就认定这个就是人选，或是太快就下决定，多方的评量、徵询是有价值的，而且好的人才是值得我们等待的，以上提供大家参考。
|
